Como fazer administração de recebimentos e pagamentos?

Entre todos os processos de uma empresa, a administração de recebimentos e pagamentos está entre as mais importantes. Isso vai influenciar tanto na política de funcionamento do negócio quanto no capital de giro que você terá disponível para cumprir com obrigações financeiras.

Entretanto, esse é um assunto que pode gerar muitas dúvidas, uma vez que depende do seu público-alvo e da sinergia entre departamentos de gestão, contabilidade e vendas. 

Quer entender como melhorar o processo de entradas e saídas do seu negócio? Leia nosso artigo até o fim!

Como fazer administração de recebimentos

Os recebimentos são todas as entradas de capital em uma empresa. Além dos pagamentos a vista, existem aqueles feitos a prazo, que são uma forma de conceder crédito aos clientes para aumentar as vendas e gerar capital de giro.

A administração desse tipo de entradas a receber é importantíssima, pois está diretamente ligada ao risco de inadimplência do seu negócio. Uma gestão de recebimentos precisa considerar tópicos importantes, como a análise de crédito, as políticas de cobrança e os limites de prazo, conforme explicaremos a seguir.

Análise de crédito do cliente

Quando seu comércio concede crédito a um cliente, está arcando com os custos da transação até que ele complete o pagamento. Por essa razão, é preciso ter dispositivos para saber se o indivíduo é de fato confiável, baseado em informações históricas sobre ele. 

• Leia também – Como cobrar cliente inadimplente? Aprenda um jeito eficiente

Em Ciências Contábeis, há um método muito difundido de realizar análises chamado 5 Cs do crédito. Ela passa por uma pesquisa sobre os seguintes pontos:

• Caráter: Qual a intenção do cliente? Como ele se identifica? Ele se mostra alguém pontual? Possui restrições? Quais foram suas experiências passadas, mesmo que com outros comércios ou fornecedores?

• Capacidade: O cliente tem capacidade de arcar com as despesas? Caso sua empresa atue no ramo B2B, analise a organização, o tempo de funcionamento e as capacidades dos dirigentes de quem está negociando com você.

• Condições: Nesse caso, você terá que avaliar as conjunturas econômicas e mercadológicas tanto do local em que a empresa está inserida quanto do seu cliente (caso esteja negociando com outra empresa).

• Colateral (garantias): Em caso do cliente não conseguir pagar as despesas, ele tem garantias como bens materiais ou patrimoniais que sirvam como garantia?

• Capital: Por fim, os patrimônios são outro ponto que deve ser levado em conta. Analise o balanço patrimonial, capital aplicado, mutações de patrimônio e demonstração de origem. 

Políticas de cobrança

Cada estabelecimento tem suas próprias políticas de cobrança, ou seja, medidas a serem tomadas para garantir que todas as compras, a vista ou a prazo, sejam pagas integralmente e nas datas certas.

Essas ações devem ser planejadas por uma equipe multidisciplinar da sua empresa, de forma que se encaixem à realidade da sua empresa, levando em conta, por exemplo, o capital disponível para arcar com os custos de compras a prazo, as datas limite para pagamento e os juros a serem cobrados.

É preciso encontrar um meio termo: medidas muito rigorosas costumam diminuir o número de vendas e até assustar os compradores; por outro lado, ser muito flexível costuma deixar o cliente despreocupado e gerar mais inadimplência.

Um ponto importante é que, no momento da compra, a política deve estar bem esclarecida para o cliente. Explique bem cada um dos pontos e verifique se restou alguma dúvida. Uma sugestão é fazer um organograma com passos a serem seguidos, conforme o exemplo abaixo:

• Passo 1: Dar um telefonema ao cliente
• Passo 2: Enviar uma carta ou e-mail
• Passo 3: Acionar um avalista
• Passo 4: Enviar a cobrança a um cartório de protesto de títulos
• Passo 5: Executar a dúvida por meio do encaminhamento do título

Por fim, há algumas dicas que você deve ter em mente: Primeiramente, jamais gaste mais com cobranças do que recebimentos. Além disso, tenha uma forma de recompensar sua equipe com comissões por venda e também deixe documentado na política de cobranças.

Data de recebimento

Na administração de recebimentos e pagamentos, também é necessário que você tenha em mente a quantidade média de dias que demora para receber compras a prazo. Esse ponto é chamado popularmente de Prazo Médio de Recebimento (ou PMR), e pode ser calculado utilizando uma equação simples:

PMR = soma de (prazos de recebimento de todos os produtos x valor dos produtos) / soma dos valores dos produtos

Vamos exemplificar essa conta com uma situação simples. Suponhamos que sua empresa teve três vendas a prazo esse mês:

• uma compra de R$ 30 mil no prazo de 180 dias
• uma compra de R$ 65 mil no prazo de 30 dias
• uma compra de R$ 7 mil no prazo de 90 dias

A equação ficaria da seguinte forma:

PMR = (90 x 7.000) + (30 x 65.000) + (180 x 30.000) / 102.000

PMR = 630.000 + 1.950.000 + 5.450.000 / 102.000

PMR = 7.030.000 / 102.000

68,9

Isso significa que a empresa demora, em média, 69 dias para receber as vendas a prazo. A partir dessa informação, você pode comparar os prazos e averiguar se isso realmente faz sentido de acordo com o seu capital de giro, e caso não, criar mecanismos para reduzir esses prazos.

Como fazer administração de pagamentos

A partir de uma administração de recebimentos bem sucedida, a gestão de pagamentos se torna natural. Não é necessária a criação de tantos dispositivos, mas sim atentar-se a algumas situações.

O primeiro deles é a discriminação de todos os pagamentos. Utilize uma planilha ou software como forma de controlar todas as saídas do seu negócio, lembrando de separá-los de acordo com a categoria: serviços, compras de mercadoria, folha de pagamento, despesas fixas e variáveis. Anote também a data em que o pagamento foi feito.

Além disso, mantenha todos os departamentos responsáveis em sinergia e cientes desses pagamentos, especialmente a gestão e a contabilidade. Com relação aos fornecedores, é recomendável ter uma boa relação, de forma que eles possam oferecer prazos e descontos para as suas compras.

Por fim, uma dica importantíssima é jamais pagar as contas com muita antecedência, a não ser que haja um desconto considerável. Ao antecipar despesas, você impede que o capital continue na empresa como ativo circulante, e esse valor pode acabar fazendo falta na operação do negócio.

Muitas vezes, a administração de recebimentos e pagamentos pode parecer um processo complicado, e de fato, pode demorar um tempo até que você idealize todas essas questões e implemente em seu negócio.

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