Como montar um fluxo de caixa simples e prático para empresa

No Brasil, infelizmente, não é incomum que o número de empresas fechadas por ano ultrapasse a casa do milhão: em 2020, cerca de 1,04 milhão de negócios fecharam suas portas; em 2018, esse índice chegou a 2,42 milhões, segundo dados do Ministério da Economia. Mas por que essa quantidade é tão alta?

Não há somente uma razão, mas se tivéssemos que eleger, um dos principais algozes é a forma de controlar dinheiro. Muitos empreendedores não sabem, por exemplo, como montar um fluxo de caixa, uma tarefa simples que auxilia na visualização da saúde financeira do negócio, e acabam se perdendo na gestão diária.

A verdade é que o fluxo de caixa não é nenhum bicho de sete cabeças, e é importantíssimo que, independentemente se está começando ou já tem uma empresa há algum tempo, você implemente essa ferramenta e monitore diariamente.

Abaixo, vamos explicar com mais detalhes as funcionalidades do fluxo de caixa, e como aplicar e inspecionar essa ferramenta no seu negócio. Continue a leitura e confira!

Afinal, o que é fluxo de caixa?

Antes de mais nada, é muito importante saber o que exatamente é um fluxo de caixa. Em linhas gerais, podemos dizer que se trata de um controle das entradas e saídas de um negócio, geralmente feito em formato de planilha.

Diariamente, você registrará nesse documento toda a receita gerada a partir da venda de seus produtos e/ou serviços. Também constarão os custos fixos (aluguel, impostos, internet, folha de pagamento, pró-labore) e variáveis (taxas, água, luz).

Dessa forma, você poderá visualizar as movimentações com mais clareza. A partir daí, será possível organizar as estratégias para que o negócio se mantenha sempre saudável e haja recursos em caixa nas datas certas para o pagamento de contas e despesas.

Vamos a um exemplo simples: você tem uma loja de acessórios para celular, e no último mês, vendeu R$ 4.000, ou seja, esse é o valor que entrou no seu caixa. Para faturar esse valor, você teve que pagar R$ 1.000 de aluguel, R$ 150 de taxas da maquininha de cartão, R$ 500 em contas (água, luz, internet) e tirou um pró-labore de R$ 1.000. Todas as despesas somadas deram o valor de R$ 2.650, e restaram R$ 1.350 no caixa da sua empresa. 

No mês seguinte, o faturamento caiu um pouco graças à sazonalidade, e você vendeu R$ 2.800. Considerando que todas as despesas se repetiram, você teve de arcar com R$ 2.650, e sobraram apenas R$ 150 em caixa no mês.

Mesmo o saldo continuando positivo, com o fluxo de caixa, você viu que as entradas e saídas ficaram muito próximas. Com esses dados em mãos, você pode planejar ações para que as vendas sejam maiores no mês seguinte e você não corra esse risco novamente.

Entre ações cabíveis estão a liquidação de estoque parado, a diminuição do prazo para pagamentos, a cobrança de inadimplência, descontos exclusivos para quem faz os pagamentos à vista e a renegociação com fornecedores.

Qual a importância de estruturar o seu fluxo de caixa?

Muitos empreendedores, ao buscarem por soluções mais simples, acabam baixando uma planilha de fluxo de caixa pronta. Isso não está errado, porém, se o documento não for bem estruturado e personalizado para o seu negócio, é possível que ele gere mais confusão.

O primeiro fator em que você deve pensar é qual a periodicidade do seu fluxo, ou seja, com qual frequência você vai balancear as entradas e saídas. As opções mais comuns são diariamente, semanalmente, quinzenalmente e mensalmente.

• Leia também – Planejamento financeiro para empresas: o que é e como fazer

Para escolher, analise as datas de vencimento de suas contas. Se a maioria das despesas vence no começo do mês, não faz sentido aplicar um fluxo semanal, pois a planilha ficará desbalanceada; o mesmo vale para o contrário: se as contas forem bem distribuídas, o período de 30 dias pode deixar os cálculos muito distantes entre si.

Outras diretrizes importantes são a quantidade e a hierarquia das informações que, igualmente, dependerão do seu negócio. Caso você tenha mais de um fornecedor, pode separar essa informação pelas datas de compra e valores, por exemplo; o mesmo vale para gastos com marketing, taxas bancárias e impostos. 

Por fim, utilize o fluxo como um “diário” da empresa e mantenha registros de todas suas transações. Dessa forma, você evita ter que depender da memória, e até possíveis desentendimentos entre a equipe.

Como fazer um fluxo de caixa?

Agora que você já sabe da importância do fluxo de caixa e suas principais diretrizes, chegou a hora de criar sua planilha! Não é preciso ser expert na criação desse tipo de documento, mas é importante ter ao menos alguns conhecimentos básicos.

De início, você tem duas opções de programas para utilizar: o Microsoft Excel e o Google Planilhas. O primeiro, em sua versão offline, possui algumas funções a mais, porém precisa ser acessado de um único computador; a versão do Google é sincronizada com o Gmail, e o mesmo documento pode ser compartilhado por diferentes usuários, desde que você dê permissão para isso. Na dúvida, faça o teste em ambos.

Para começar a organizar as informações, separe as linhas da planilha de fluxo de caixa da seguinte forma: 

• Entradas: inclua como subcategorias todas as formas de pagamento aceitas no seu negócio, como cartão de crédito, cartão de débito, boleto e dinheiro. Lembre-se de anotar também se a compra foi à vista ou a prazo, em quantas vezes e qual o valor que entrará no caixa no presente mês.
• Saídas: é a hora de anotar as despesas, como os custos fixos (aluguel, impostos, internet, folha de pagamento, pró-labore) e variáveis (taxas, água, luz).
• Saldo final: o saldo será dado pelo valor das entradas menos as saídas. 

Assim que estiver tudo certo com as linhas, chegou a hora de organizar as colunas. O eixo vertical será utilizado justamente para a marcação temporal do seu fluxo de caixa, de acordo com a frequência que você estipular.

Geralmente, a planilha pode ser monitorada diariamente, semanalmente, quinzenalmente e mensalmente. Se o seu negócio faz muitas vendas por dia, o ideal é que você faça o preenchimento diário, evitando ao máximo os erros neste processo.

Em contrapartida, se a frequência de vendas é menor e/ou os produtos têm um maior ticket médio, não há problema em separar seu fluxo por semana ou quinzena. Mesmo assim, anote dados diariamente para não se esquecer de nada, e use a divisão por período apenas a título de acompanhamento.

Por fim, replique a planilha para os meses subsequentes. É importante que cada mês tenha sua própria página separada para que você visualize a variação dos números entre um ciclo e outro.

Software de fluxo de caixa

Além disso, você pode monitorar seu fluxo por meio de um software de gestão. Nesse caso, é provável que as informações já estejam disponíveis, e você apenas preencha e adapte às suas necessidades.

Alguns dos softwares disponíveis são Gestão Click, Bkper, MasterCaixa, Programa Nex e Quickbooks, entre muitos outros. Eles variam em preço e funcionalidades, por isso, recomendamos que você pesquise bem e averigue qual faz mais sentido de acordo com seu negócio.

Dicas finais para controlar fluxo de caixa

De nada adianta saber como montar um fluxo de caixa se você não fizer o acompanhamento adequado. O objetivo dessa ferramenta é justamente auxiliar você na visualização dos seus resultados para, assim, planejar suas ações. 

Pensando nisso, listamos também algumas dicas para que você tenha ótimos resultados ao implantar o fluxo de caixa no seu negócio.

Acompanhe o capital de giro

Nem sempre dinheiro em caixa significa lucro. Pense conosco: se no final de janeiro você tem R$ 200 em caixa, mas no início de fevereiro terá que pagar R$ 200 na conta de luz, isso significa que essa quantia está servindo somente para manter seu negócio funcionando.

Esse valor é o que chamamos de capital de giro. Ele é medido pela diferença entre o ativo circulante (o montante que você tem em caixa, seu estoque e as contas que você ainda vai receber) e o passivo circulante (contas a pagar, despesas, fornecedores, empréstimos).

Na hora de monitorar seu fluxo de caixa, faça essa subtração e esteja atento se o dinheiro que resta no final do mês se encaixa nessa conta, ou se ele realmente faz parte do seu lucro. 

Trace metas

O fluxo de caixa já mostra a você, de maneira organizada, os números reais do seu negócio. Porém, se você quer que ele cresça e dê cada vez mais frutos, é essencial que você trace metas. 

Baseado nesses dados, estipule números que você pretende atingir. O ideal é que haja uma meta real, que esteja de acordo com a média de crescimento que você já alcança mensalmente, mas também um cenário otimista e um pessimista, para que seja possível avaliar a eficácia das suas estratégias.

Revise suas estratégias

Independentemente se os números do seu fluxo estão positivos ou negativos, de tempos em tempos, é importante que você revise suas estratégias. É esse processo que deve elevar a qualidade e o profissionalismo da sua empresa.

Se os resultados estão animadores, o monitoramento dos dados poderá lhe mostrar quais ações estão dando certo e de que forma é possível manter esse lucro durante os meses seguintes.

Já se as saídas forem maiores que as entradas, pense de que maneira você pode mudar esse quadro com as ferramentas que já tem à disposição. Proponha queimas de estoque, descontos em pagamentos à vista ou em combos de produtos, ações de marketing nas redes sociais, entre outras ideias.

Se você leu nosso conteúdo até aqui, não só sabe como montar um fluxo de caixa especialmente para o seu negócio, mas também como monitorá-lo para que os resultados sejam sempre positivos. 

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