Redução de custos nas empresas: 7 ferramentas essenciais

Otimizar processos é um dos caminhos para a redução de custos nas empresas e para a sustentabilidade do negócio. Mudanças pontuais, por menores que sejam, podem produzir um efeito maximizado se contarem com o envolvimento de todos os colaboradores.

Uma das formas de equilibrar os custos e dar mais agilidade ao negócio é substituir processos manuais por ferramentas que integram a equipe, automatizam ações e criam etapas padronizadas para cada projeto. 

Neste post, listamos sete ferramentas que vão ajudar a empresa e manter colaboradores focados em um propósito. Conheça as opções!

1. Evernote

O Evernote é perfeito para fazer anotações em formato de texto, áudio e imagem. Os registros podem ser protegidos por senha ou compartilhados com outros usuários. A ferramenta funciona em aplicativo de celular e em desktop. 

São várias funcionalidades, veja algumas:

• Web Clipper: permite salvar páginas da web, artigos e PDFs. Basta capturar a tela inteira ou só as partes que você quiser lembrar

• Pesquisa: possibilita fazer buscas em textos em PDFs, documentos do Office, imagens, apresentações e em arquivos digitalizados

• Escrita à mão: é fácil encontrar palavras em notas escritas à mão, fotos de quadros, post-its e listas de tarefas digitalizadas

• Organização: adiciona etiquetas com palavras-chave e separa as notas por caderno

São três planos: básico (gratuito), premium (R$ 9 mensais) e business (R$ 24 mensais). O Evernote integra com Google Drive, Salesforce, Slack, Outlook e Microsoft Teams. 

Assista ao vídeo do canal Escola de Negócios Digitais para mais dicas sobre a ferramenta:

2. Google Drive

É um serviço de armazenamento na nuvem e sincronização de arquivos vinculados às contas dos usuários no Google. É uma forma simples e segura de manter documentos, slides, imagens, áudios e planilhas sempre à mão. 

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A sincronização dos arquivos é a grande vantagem do Google Drive para a sua empresa, pois ela permite acessar o conteúdo de qualquer computador ou dispositivo. Dessa forma, você terá sempre a versão mais recente do documento e com a possibilidade de compartilhá-lo com outros funcionários. O acesso ao sistema é feito por computador, celular ou tablet. 

No Google Drive, você pode armazenar:

• Arquivos de áudio
• Arquivos de imagem
• Textos
• Vídeos
• Arquivos compactados
• Planilhas
• Slides
• Autocad

O Google Drive contribui para o controle da gestão financeira na empresa porque é gratuito (limite de 15 GB), embora haja planos pagos para maior armazenamento e a preços convidativos. Dessa forma, você não precisa arcar com manutenção de servidores e nem com o prejuízo da perda de dados estratégicos da sua atividade. 

3. Skype

As funcionalidades do Skype servem para todas as empresas. Com ele, é possível fazer chamadas de áudio e vídeo em alta qualidade, enviar, responder e reagir a mensagens, compartilhar a tela, gravar chamadas e fazer ligações

As chamadas de áudio e vídeo podem ser privadas ou públicas, ideais para reuniões com clientes, videoconferências remotas e entrevistas de candidatos a vagas de emprego. 

A possibilidade de compartilhar facilmente a tela é ótima para apresentar gráficos, slides, projetos arquitetônicos e de decoração, planejamentos e planilhas. Confira os detalhes de mais recursos:

• Gravar chamadas: permite armazenar as ligações e habilitar as legendas para ler as palavras que são ditas

• Ligar para telefones: converse com pessoas que estão offline e faça chamadas internacionais para fixos e celulares (há custos)

• Conversas particulares: criptografia de ponta a ponta mantém a confidencialidade

4. Slack

O Slack é uma ferramenta de comunicação interna usada por empresas de vários portes. Funciona como um canal de bate-papo, permite o compartilhamento de arquivos e a personalização de acordo com a necessidade da companhia. Você pode baixar o aplicativo no celular, fazer o download para desktop ou usar diretamente no navegador. 

O Slack foi projetado para permitir a colaboração entre projetos e a comunicação da equipe. É possível criar vários canais e organizá-los por programa e departamento, e cada integrante pode entrar e sair livremente. 

A ferramenta autoriza ainda o compartilhamento de canais com pessoas fora da equipe de funcionários, como clientes, parceiros e fornecedores. É possível fazer chamadas por voz e vídeo direto no Slack e mostrar a tela de trabalho. 

As integrações – são mais de 1,5 mil – funcionam muito bem. É possível enviar arquivos em PDF, texto, planilhas, imagens e vídeos. A sua empresa usa uma ferramenta específica? Use a API do Slack para configurar. 

A plataforma garante a segurança e a proteção dos dados com padrões SOC 2 Tipo II, ISO 27001 e HIPAA. 

Existem versões gratuitas (com acesso a recursos básicos) e pagas (mais completas) a partir de US$ 4 por pessoa por mês. Assista ao vídeo e veja como o Slack funciona (ative a legenda em português, caso prefira). 

5. Trello

O Trello é uma ferramenta para gerenciar projetos com facilidade. Permite organizar as tarefas do trabalho, os planos de estudos, fazer planejamento de viagens e criar um cronograma para publicações em redes sociais.

A ferramenta trabalha com “boards”, que são quadros com listas e informações. Nas empresas, o Trello tem potencial para organizar os lançamentos de produtos e serviços, o treinamento de um novo funcionário ou o desenvolvimento de um projeto, por exemplo.

O responsável cria um quadro e convida a equipe para contribuir. Depois, adiciona listas para criar etapas do fluxo de trabalho, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. O próximo passo é criar cartões com tarefas e informações em cada “board”. Com as fases descritas, todos os envolvidos conseguem acompanhar com clareza o andamento dos projetos. 

6. Sistema ERP

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). A ferramenta centraliza informações de diferentes setores do negócio (vendas, estoque, financeiro e recursos humanos) e elimina dados duplicados, tornando-se um instrumento para a tomada de decisões visando o crescimento rentável da empresa.   

O sistema auxilia na administração de contas a pagar e a receber, monitora vendas, pedidos de compras e estoque. Na gestão de pessoas, organiza projetos, cartão ponto (inclusive horas extras) e o processo de recrutamento e seleção. 

A grande vantagem do ERP é permitir a integração dos dados para uma gestão mais eficiente e para a rapidez nos procedimentos. 

Existem várias opções do sistema à disposição no mercado que se encaixam em pequenas, médias e grandes empresas. 

7. Teamwork

É uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para organizar equipes internas e remotas. O Teamwork possibilita a estruturação completa de projetos, com lista de tarefas e prazos para cumpri-las, faz o armazenamento de arquivos, conta com bloco de notas para anotações importantes, além de uma visão geral sobre a carga de trabalho do time. 

A ferramenta entrega uma interface fácil de usar para algumas atividades, como: 

• Desenvolvimento de produtos: marcar data de lançamento, pedidos em atraso e acompanhar o progresso das etapas

• Marketing: planejamento de campanha, divisão por clientes, produção de conteúdo e automação de processos

• Gestão de recursos: dados sobre carga de trabalho para tomar decisões precisas sobre prazos de entrega e equilíbrio da jornada 

• Trabalho remoto: chat integrado, visibilidade para a equipe sobre o progresso do projeto e gerenciamento de horas trabalhadas

Essas sete ferramentas têm potencial para contribuir com a redução de custos nas empresas, automatizar processos e permitir uma gestão financeira mais eficiente. Faça testes para saber qual delas é mais útil para o seu ramo de atividade. 

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