Conheça 10 sistemas de gestão para pequenas empresas!

Na correria do dia a dia de um negócio, a tecnologia vem se provando, há anos, uma forte aliada na hora de realizar determinadas tarefas. Entre tantas ferramentas, os sistemas de gestão para pequenas empresas são uma mão na roda para quem busca organizar melhor os processos, fazer controle de estoque e muito mais!

Com inúmeros benefícios, como acesso rápido e de qualquer dispositivo, segurança de informações, possibilidade de emissão de boletos e de notas fiscais, ferramentas para controle financeiro e de fluxo de caixa, dentre outras, o sistema de gestão para micro e pequenas empresas é uma forma de estruturar melhor os dados no seu negócio.

Caso você não saiba, ainda, qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas, fique tranquilo! Separamos 10 indicações, assim como a explicação do que significa, de fato, essa ferramenta. Boa leitura!

O que é um sistema de gestão empresarial?

Conhecida como sistema, software, programa e até Enterprise Resource Planning (ERP, que significa, em português e em tradução livre, sistema de gestão integrado), trata-se de uma ferramenta com diferentes aplicações.

O ERP é sempre desenvolvido a fim de facilitar determinada atividade do cotidiano de uma empresa, como a gestão financeira, a organização e o cadastro dos clientes, o levantamento do estoque e muito mais.

Para quem vende pela internet, o ERP para pequenas empresas pode, inclusive, ser integrado à loja virtual, para que informações de quem acessa seu site sejam coletadas e utilizadas na hora de delimitar as estratégias.

Além disso, ao contratar um software de gestão empresarial para pequenas empresas, você garante uma plataforma inteligente capaz de automatizar processos, de emitir notas e de integrar diferentes áreas do seu negócio.

É válido destacar que, fora o ERP — que é um dos sistemas mais utilizados pelas empresas —, existem outros dois bastante famosos:

Business Process Management (BPR)

É um sistema de gestão empresarial para pequenas empresas focado em processos, que visa organizá-los da melhor forma. Por isso, oferece funções relacionadas à coleta e ao armazenamento de informações.

No software, é possível inserir dados sobre atividades cotidianas, a fim de estruturar o fluxo de trabalho de todos os envolvidos no negócio e de deixá-lo documentado para diferentes necessidades, como treinamentos de novos colaboradores e prevenção de possíveis erros, já cometidos no passado.

Customer Relationship Management (CRM)

Enquanto o BPR é focado em processos, o CRM é desenvolvido para cuidar dos clientes. O principal objetivo dele é reunir e documentar os dados dos consumidores. Dessa forma, na hora de desenhar estratégias, é possível consultar o programa e realizá-las de forma mais assertiva.

Os benefícios e as aplicações dependerão, evidentemente, de qual foi o sistema de gestão escolhido por você. Por isso, atente-se às dicas que separamos para te ajudar a decidir!

Como escolher o sistema de gestão?

Escolher um software para pequenas empresas envolve assertividade e estudo, afinal, é preciso que os investimentos certos sejam feitos e que eles sanem suas necessidades.

Pensando nisso, as dicas abaixo visam te auxiliar na escolha, de maneira que você escolha o melhor para seu negócio.

Levante as necessidades

Qual gargalo no seu negócio deve ser solucionado com a contratação do sistema de gestão para micro e pequenas empresas? Esta é a primeira resposta que você deve buscar.

Caso você precise organizar o financeiro, um ERP é a melhor escolha. Por outro lado, se a gestão dos seus clientes é o foco no momento, um CRM certamente irá servir bem à sua empresa.

Para além dos líderes, é válido consultar o time todo na hora de levantar a necessidade do seu negócio. Dessa forma, você ouvirá da equipe quais são as dificuldades que podem ser sanadas com o programa contratado.

Faça pesquisas

Existem muitas empresas que desenvolvem softwares de gestão atualmente, por isso, antes de contratar o seu, faça pesquisas de mercado e analise tanto preço quanto as funções disponíveis no pacote.

Às vezes, é mais proveitoso investir um pouco mais em um programa que oferece mais funcionalidades. Em outras situações, no entanto, é melhor aplicar o dinheiro na solução que você de fato precisa, ao invés de contar com ferramentas que não serão usadas diariamente.

Foque em opções práticas

Programas em inglês ou com uma linguagem muito rebuscada podem não ser uma boa opção de contratação, pois o ideal é escolher um sistema de gestão que seja prático e fácil de usar.

Certamente, será necessário treinar a equipe para que ela aprenda a usar o software da melhor forma. No entanto, se você escolher um programa muito complicado, é comum que dúvidas continuem aparentes e os colaboradores podem não utilizá-lo como é indicado. Com isso, você investe em ferramentas que não cumprem seu papel utilitário.

Portanto, na hora de escolher o sistema, opte por aqueles que possuem um design amigável, que sejam em português e que se mostrem fáceis de serem usados no dia a dia. 

Vale a pena pensar, ainda, em opções que integrem os departamentos, de forma que o financeiro e o RH, por exemplo, consigam realizar os trâmites de pagamento da equipe de maneira conjunta.

Da mesma forma, é interessante que a equipe de vendas e a de atendimento tenham acesso ao mesmo sistema, para que as estratégias de atração e de retenção sigam alinhadas.

Escolha sistemas acessados por vários dispositivos

Com a pandemia da Covid-19, o home office se tornou um modelo de trabalho bastante comum. A necessidade de que a equipe trabalhasse em diferentes lugares tornou mais latente ainda a contratação de softwares que possam ser acessados em diversos dispositivos, como celulares, notebooks e computadores.

Por isso, ao pesquisar qual o melhor programa de gestão para sua empresa, analise se a opção que você escolherá permite acesso fácil e rápido em qualquer lugar e em mais de um dispositivo.

Dessa forma, garante que nenhuma informação será perdida quando as pessoas estiverem fora do escritório, fato importante para negociações bem sucedidas e para uma gestão de informação completa.

Analise o suporte

Sempre que uma falha surgir no programa ou quando sua equipe tiver uma dúvida sobre determinada função, é o time de suporte do software quem cuidará do “problema”.

Por isso, antes da contratação, pesquise sobre o suporte do programa em questão, leia feedbacks da internet — que podem ser encontrados no Reclame Aqui, em comentários do Facebook e em outras avaliações online — e simule uma interação com o chat do sistema.

Assim, saberá se ele possui uma equipe capacitada e solícita quando você precisar corrigir um errinho ou entender melhor determinada funcionalidade.

Verifique a possibilidade de testes

Muitos softwares de gestão possuem a opção de testagem gratuita por certo período, um ótimo benefício para que você verifique, na prática, como o programa funciona.

Além disso, é uma ótima oportunidade para que a equipe teste o sistema e dê o feedback, que deve ser utilizado para realizar de vez — ou não — a contratação do programa.

Sistemas de gestão para pequenas empresas

Tendo essas dicas em mente, é hora de conhecer alguns dos melhores sistemas ERP para pequenas empresas, com opções, também, de BRP e de CRM.

1. GestãoClick

O GestãoClick é um software de gestão extremamente completo e que funciona online, de forma que pode ser acessado facilmente em diferentes dispositivos, desde que eles possuam conexão com a internet. Conheça as vantagens do programa:

• Emissão de notas
• Controle de estoque, com funções para realizar cotações online, compras e transferências. Além disso, permite a utilização de etiquetas para classificar os produtos armazenados
• Gerenciamento de contratos de forma simples
• Controle financeiro, com direito à administração de fluxo de caixa, conciliação com contas bancárias, emissão de boletos e gerenciamento de contas a pagar e a receber
• Gestão de vendas, a fim de realizar orçamentos, transações e ordens de serviço pelo programa
• Inserção de mais de uma loja, para gerir diferentes estabelecimentos no mesmo lugar
• Agenda interna, para inserir reuniões e compromissos e visualizá-los na própria ferramenta
• Emissão de relatórios de clientes, de vendas, de estoque e de financeiro, para uma análise mais facilitada dos dados
• Cadastramento de clientes, de fornecedores, de produtos e de serviços
• Integração com ferramentas externas, a fim de que todas as informações necessárias estejam presentes no programa

As funções disponíveis variam de acordo com o plano contratado — ao todo, são quatro (bronze, prata, ouro e platina). Por isso, analise sua necessidade antes de escolher.

2. Senior

Assim como o primeiro programa apresentado, o Senior é uma ferramenta extremamente completa e que oferece soluções para diferentes empresas, dos mais diversos portes.

Além do ERP para gestão, a marca oferece CRM, soluções exclusivas para a área de RH de pessoas, para otimização de produtividade (como a ferramenta de bot de atendimento), e para lojas físicas e virtuais.

Ademais, o Senior possui aplicações para a área de financeiro, para supermercados e para empresas de transportes. O portfólio rico em segmentos é, certamente, um dos grandes diferenciais da marca.

Dentre as grandes empresas que contam com os serviços do programa, ele estampa, no site, a Fiat, os Correios, o Mercado Livre e a Centauro. 

Os planos da Senior são todos customizados, de forma que você precisa solicitar a proposta, explicando de forma pormenorizada suas necessidades. Assim, a equipe de atendimento criará um pacote específico para seu negócio.

3. Conta Azul

Focada em pequenas empresas e em negócios contábeis, a Conta Azul é um programa simples, seguro e com as principais soluções para o dia a dia da equipe.

Além de acompanhar o financeiro por meio de relatórios, do controle de contas a pagar e a receber e da integração com diferentes bancos, a Conta Azul permite emitir notas fiscais e organizar as vendas e os serviços do seu negócio.

Os planos se dividem em básico, controle, avançado e estendido, os quais oferecem diferentes funcionalidades, que se adaptam a sua realidade. 

4. Pipefy

O Pipefy é um programa de gestão criado no Brasil o qual, devido ao seu sucesso, vem ganhando cada vez mais destaque e notoriedade, atendendo, atualmente, marcas como Toyota e Volvo.

Para isso, o sistema online oferece soluções por time e por necessidade. O Pipefy auxilia a acompanhar as operações financeiras, os clientes, as vendas e a própria gestão dos colaboradores do seu negócio.

Já no que condiz às necessidades, o Pipefy permite gerenciar o fluxo de trabalho, de processos e de serviços, de forma a organizar toda a empresa.

A ferramenta ainda gera relatórios de dados e possui integração com diferentes outros sistemas, para que todas as informações fiquem reunidas e organizadas dentro do software. 

O Pipefy possui quatro planos (starter, business, enterprise e unlimited — com soluções customizadas). Você pode, ainda, testá-lo de graça por um tempo.

5. Totvs

Desenvolvido a fim de atender diferentes necessidades do seu negócio, a Totvs se define como uma empresa que fornece tecnologia ao invés de programas.

As inovações oferecidas podem ser divididas em programas ERP, CRM, soluções para a área de RH e para lojas virtuais, e uma ferramenta de inteligência artificial, que trabalha com dados e com tecnologia.

Outro grande diferencial do programa é o know-how estendido para diferentes segmentos, de forma que a marca lista soluções para agronegócio, logística, manufatura, distribuição, varejo, prestadores de serviços, educação, hospitalidade, construção, saúde, jurídico e financeiro.

Os planos oferecidos pela Totvs são customizados de acordo com a necessidade do cliente, de forma que são eles quem fazem o contato. Para isso, é preciso solicitar a ligação pelo site.

6. Tiny ERP

As soluções do Tiny ERP se dividem em e-commerce, comércio, serviços e indústrias, a fim de que cada segmento tenha suas necessidades atendidas de forma mais específica.

Ordens de serviço, notas fiscais, contratos, propostas, recepção de pedidos, acompanhamento da logística, ordens de compra, controle de estoque e muito mais estão disponíveis de acordo com o nicho do seu negócio.

O programa também possui quatro planos de contratação — iniciante, básico, essencial e grande —, com diferentes preços. Você pode testá-lo pelo prazo de 30 dias, o que é excelente para analisar a recepção da equipe ao software.

7. eGestor ERP

O eGestor é um software de gestão online, simples e eficiente, ótimo para quem busca por controle financeiro, estruturação do fluxo de caixa, das vendas e do estoque.

Ademais, ele permite a emissão de notas fiscais e de boletos, a fim de que as cobranças sejam integradas ao programa. 

Para solicitar o orçamento, é preciso enviar os dados para o eGestor e esperar o contato da própria empresa, que customiza os planos de acordo com sua necessidade. Há, ainda, a possibilidade de testá-lo sem compromissos e gratuitamente por 15 dias.

8. Trello

Uma alternativa mais simples e focada em organizar processos e atividades, o Trello é excelente para quem quer funcionalidade e integração entre os times no dia a dia.

É possível utilizá-lo gratuitamente — com limitações — ou adquirir a versão completa, para estruturar mais projetos dentro da ferramenta.

O Trello é uma ótima forma de automatizar processos e de integrar toda a equipe. Para quem já conta com ferramentas externas, o programa ainda permite a conexão entre elas.

9. Agendor

O Agendor é um programa de gestão para pequenas empresas com soluções focadas em CRM, ou seja, no relacionamento entre negócio e cliente e nas informações advindas do processo de atração ou de retenção de consumidores.

O sistema permite criar e gerenciar funis de venda, monitorar métricas, estimular abordagens no timing certeiro, organizar tarefas e compromissos por meio da agenda e acessar as informações em qualquer lugar e em diferentes dispositivos.

Para tornar o contato com o consumidor mais rico, é possível gerar histórico de ligações, organizar os dados do cliente de forma segura e dividir a carteira de leads por vendedor.

São diversos planos, que se adaptam a diferentes negócios, e o sistema pode ser testado gratuitamente por sete dias. Para que os colaboradores consigam utilizá-lo da melhor maneira, o Agendor ainda conta com treinamento exclusivo.

10. Quickbooks

O último sistema da nossa lista é focado em soluções financeiras para pequenas empresas. O Quickbooks importa transações bancárias, controla recebimentos, organiza gastos, emite notas fiscais e boletos, gera relatórios e pode ser acessado de qualquer lugar.

É possível, ainda, realizar integração com outras ferramentas, a fim de que os dados estejam todos armazenados de forma organizada. Na hora de contratar, estão disponíveis o plano básico e o plus, com preços bastante competitivos. 

Agora que você já sabe o que são sistemas de gestão para pequenas empresas e conhece algumas opções disponíveis no mercado, é hora de realizar pesquisas e contratar aquele programa que melhor supre suas necessidades.

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